Η αποτελεσματικότητα του λογιστικού: μακροπρόθεσμη αποθήκευση των εγγράφων

Στη λογιστική απόδοση επηρεάζεται σε μεγάλο βαθμό από τον αρμόδιο οργανισμό της αποθήκευσης των εγγράφων που συσσωρεύονται στην εταιρεία. Ως εκ τούτου, για την αποφυγή προβλημάτων, κάθε λογιστή πρέπει οπωσδήποτε να εξοικειωθείτε με τις απαιτήσεις για το χρόνο και την αποθήκευση των εγγράφων, σύμφωνα με τη ρωσική νομοθεσία.

Ποια είναι η διαδικασία για την αποθήκευση εγγράφων;

Η ομοσπονδιακή νομοθεσία από το 2013 και ορίζει ότι κάθε εταιρεία για να αποθηκεύσετε όλα τα πρωτότυπα έγγραφα, τις οικονομικές καταστάσεις, λογιστικά βιβλία και τα πρότυπα απόδοσης, καθώς και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της οικονομικής οντότητας. Ισχύει αυτόν τον κανόνα για περίοδο αποθήκευσης των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο στην οικονομική δραστηριότητα των επιχειρήσεων των διαφόρων οργανωτικών και νομικών μορφών.

Πόσο καιρό θα πρέπει να τηρούν αρχεία;

Διάρκεια ζωής των εγγράφων - τουλάχιστον πέντε έτη, ή περισσότερο (σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζονται στον οργανισμό). Είναι ενδιαφέρον, ο κώδικας φορολογίας προβλέπει για άλλες περιόδους αποθήκευσης (τέσσερα έτη). Αυτό ισχύει για το σύνολο των οικονομικών καταστάσεων, και η περίοδος υπολογίζεται από την τελευταία χρήση του. Στην ιδανική περίπτωση, βέβαια, να τηρούν αρχεία για περίοδο πέντε ετών, η οποία θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και τα νεύρα, εκτός αν συμβεί κάτι! Ξεχωριστά θα πρέπει να επανεξετάσει τα έγγραφα για τις ξένες εμπορικές συναλλαγές. Αν σε μια ξένη χώρα, τον ομόλογό προβλέπει για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα αποθήκευσης των εγγράφων από ό, τι στη Ρωσία, είναι καλύτερα να τον επιλέξει, και όχι να ελπίζουμε ότι με τη συναλλαγή δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα στο μέλλον. Και αυτό πρέπει οπωσδήποτε να παρέχονται στους εσωτερικούς κανονισμούς των επιχειρήσεων, που εμποδίζουν πολλούς ανθρώπινο λάθος.

Ποιος είναι υπεύθυνος για την αποθήκευση των εγγράφων;

Σύμφωνα με το «γράμμα» του νόμου, ο επικεφαλής της οργάνωσης, δηλαδή, ο γενικός διευθυντής της, προσωπικά υπεύθυνος για την αποθήκευση εγγράφων στο αρχείο της εταιρείας. Εάν η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων και την οργάνωση των εγγράφων δεν τηρηθεί, τότε η εταιρεία θα πρέπει να πληρώσει πρόστιμο ύψους δέκα χιλιάδες ρούβλια, και για επανειλημμένη παραβίαση - τριάντα χιλιάδες ρούβλια. Στην περίπτωση αυτή, εάν αυτή η ανευθυνότητα έχει οδηγήσει σε υποεκτίμηση του ποσού του φόρου, θα πρέπει να πληρώσει είκοσι τοις εκατό του μη καταβληθέντος φόρου, αλλά το πρόστιμο δεν μπορεί να είναι μικρότερη από σαράντα χιλιάδες ρούβλια. Ρωσική νομοθεσία προβλέπει επίσης κυρώσεις χωριστά με τους υπαλλήλους για τις απώλειες, οι οποίες είχαν ως αποτέλεσμα την ανεπαρκή οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων στην επιχείρηση.

Πώς είναι η καταστροφή των εγγράφων, η προθεσμία παραγραφής που έχει ήδη λήξει;

Κατ 'αρχάς, θα πρέπει να σημειωθεί ότι ορισμένα έγγραφα δεν καταστρέφονται, αλλά μεταφέρθηκε στο δημοτικό αρχείο, γι' αυτό είναι σημαντικό να σημειωθεί όχι μόνο της διάρκειας ζωής τους, αλλά και να ασχοληθούν με την επιγραφή «εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής Ελέγχου» (EPA). Εάν δεν υπάρχει καμία ανάγκη να μεταφέρετε τα έγγραφα στο αρχείο, ο επικεφαλής της οργάνωσης εκδίδει πιστοποιητικό καταστροφής εγγράφων. Αν μια τέτοια πράξη δεν έχει καταρτισθεί, τα έγγραφα θεωρούνται αγνοούμενοι, και χρειάζεται μια παραγγελία για τον διορισμό επιτροπής για να διερευνήσει τέτοια απώλεια.