Τα αρχεία προσωπικού και τα αρχεία προσωπικού σε μια μικρή επιχείρηση

Κατά κανόνα, είναι παράλογο να δημιουργηθεί μια ειδική υπηρεσία προσωπικού σε μια μικρή επιχείρηση. Δεδομένου ότι το ποσό εργασίας με προσωπικό σε μικρές επιχειρήσεις είναι συνήθως μικρό, η τεκμηρίωση του προσωπικού ανατίθεται σε έναν από τους υπαλλήλους, συνήθως σε γραμματέα ή λογιστή. Και αυτό είναι λογικό, δημιουργώντας ένα ειδικό ποσοστό σε αυτή την περίπτωση δεν είναι απλώς οικονομικά αποδοτικό.

Τα ειδικά χαρακτηριστικά των μικρών επιχειρήσεων είναι τέτοια ώστε τα αρχεία προσωπικού να μπορούν να διατηρούνται στον ελάχιστο αποδεκτό όγκο, που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες και απαιτήσεις μιας μικρής επιχείρησης, ενώ εκτελούνται μόνο οι πιο απαραίτητες λειτουργίες. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι το προσωπικό που εργάζεται σε μικρούς οργανισμούς διεξάγεται κυρίως, όχι μόνο μόνιμα, αλλά και ως επιλογή και πρόσληψη, απόλυση του προσωπικού, διαχείριση μισθών και έλεγχος της εργασιακής πειθαρχίας, προτεραιότητα των διακοπών. Ωστόσο, η πολιτική προσωπικού δεν χάνει τη βασική της σημασία για τη δημιουργία μιας επαγγελματικής και συνεκτικής ομάδας.

Παρά την απουσία εξειδικευμένου προσωπικού σε μια μικρή επιχείρηση, είναι αδύνατο να παραμεληθεί η οργάνωση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού. Η τεκμηρίωση προσωπικού, αν και σε μειωμένη ποσότητα, πρέπει να διατηρηθεί σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες και την υφιστάμενη νομοθεσία και δεν πρέπει να υποτιμηθεί η ανάγκη για αυτό.

Η νομικά σωστή και ορθολογική οργάνωση της εργασίας γραφείου παρέχει βελτιστοποίηση της κυκλοφορίας εγγράφων και μείωση του αριθμού τεκμηρίωσης, αυξάνει την αποτελεσματικότητα του προσωπικού. Το προσωπικό καταγράφει τη διαχείριση των εγγράφων των εργασιακών σχέσεων. Ακόμη και ο ελάχιστος κατάλογος των εγγράφων που απαιτούνται για τη διεξαγωγή σε μια μικρή επιχείρηση είναι αρκετά μεγάλος. Αυτά είναι τα κύρια έγγραφα:

• εντολές και εντολές για απασχόληση.

• Το τραπέζι στελέχωσης.

• συμβάσεις εργασίας.

• προσωπικές κάρτες.

• εντολές για τη χορήγηση αργιών.

• χρονοδιάγραμμα διακοπών.

• εντολές μεταφοράς σε άλλη θέση εργασίας, που συνδυάζει θέσεις εργασίας .

• εντολές απόλυσης.

• Φύλλα χρόνου.

• κανόνες εσωτερικών κανονισμών και εργασιακής πειθαρχίας .

• τη διάταξη που ρυθμίζει την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

• βιβλία εργασίας και βιβλίο εγγραφής τους.

• τεκμηρίωση σχετικά με την προστασία της εργασίας.

Κάθε τεκμηρίωση προσωπικού από αυτόν τον κατάλογο έχει νόμιμη και συχνά εμπορική αξία, γεγονός που επιβεβαιώνει τη σημασία της διατήρησής του και την ανάγκη για σωστή εγγραφή. Αυτά τα έγγραφα επιβεβαιώνουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τόσο του εργοδότη όσο και του εργαζομένου και, εφόσον είναι αναγκαίο, γίνονται σημαντικά αποδεικτικά στοιχεία σε αμφισβητούμενες καταστάσεις.

Η τεκμηρίωση των εργασιακών σχέσεων παρέχει συνταξιοδοτικές, κοινωνικές και άλλες εγγυήσεις που παρέχονται στους υπαλλήλους από το ρωσικό δίκαιο. Η τεκμηρίωση προσωπικού χρησιμεύει ως βάση για τον υπολογισμό των μισθών, των παροχών, των επιδομάτων, για τον προσδιορισμό της ασφάλισης και της επαγγελματικής πείρας, τον υπολογισμό των συντάξεων, έτσι μια σημαντική και αδιάκριτη προσέγγιση στο σχεδιασμό αυτών των πηγών είναι σημαντική. Η αμέλεια όσον αφορά τη διαχείριση των εγγράφων μπορεί να επηρεάσει δυσμενώς την ευημερία τόσο της επιχείρησης όσο και των υπαλλήλων της.

Δυστυχώς, η έλλειψη επαγγελματικών στελεχών σε μικρές επιχειρήσεις συχνά οδηγεί σε χαμηλή ποιότητα διαχείρισης των αρχείων προσωπικού και, ως εκ τούτου, σε παραβίαση της εργατικής νομοθεσίας.

Για να βοηθήσουν στην εξάλειψη τέτοιων παραβιάσεων πριν εντοπιστούν από την εργασιακή ή φορολογική επιθεώρηση ή από εκπροσώπους του ταμείου κοινωνικής ασφάλισης, μπορεί να διενεργηθεί έλεγχος. Ο έλεγχος της τεκμηρίωσης προσωπικού παρέχει μια σειρά ενεργειών για την επαλήθευση της ορθότητας εκτέλεσης των εγγράφων και της ορθότητας της τήρησης αρχείων. Οι ελεγκτές θα λάβουν μια εκτίμηση εμπειρογνωμόνων για τους κινδύνους σε περίπτωση που διαπιστωθούν παραβιάσεις και συστάσεις για τη βελτιστοποίηση των αρχείων HR για την εξάλειψή τους.

Με τη βελτιστοποίηση της τεκμηρίωσης του προσωπικού, είναι δυνατό όχι μόνο να αποφεύγονται κυρώσεις εκ μέρους των οργανισμών ελέγχου αλλά και να βελτιώνεται η δυνατότητα ελέγχου του προσωπικού, να διασφαλίζεται η διαφάνεια των εργασιακών σχέσεων και η προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων τους.