Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων: πώς λειτουργεί;

ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDM) - ένας γρήγορος τρόπος για να μοιράζονται πληροφορίες με βάση τη χρήση των ηλεκτρονικών εγγράφων με εικονικό υπογραφές. Έχει προ πολλού αναγνωριστεί στις ανεπτυγμένες χώρες του κόσμου ως ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη λειτουργική επιχείρηση.

καρδιά

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων - ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία, την επεξεργασία, τη διοίκηση, τη μεταφορά, απόκτηση, συντήρηση, εκμετάλλευση και καταστροφή των εγγράφων. Όλες αυτές οι διεργασίες που πραγματοποιούνται μετά από έλεγχο της ακεραιότητας και επιβεβαίωση της παραλαβής των εγγράφων.

Κανόνες της ροής εργασίας μεταξύ νομικών οντοτήτων γίνεται με συμφωνία των μερών. Η ανταλλαγή πληροφοριών πραγματοποιείται μέσω των εγκαταστάσεων των τηλεπικοινωνιών, καθώς και έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε ηλεκτρονικά μέσα. Διάρκεια ζωής των λογιστικών στοιχείων δεν πρέπει να υπερβαίνει το ποσό που ορίζεται σε νομοθετικό επίπεδο.

Οι οργανισμοί μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους επίσημες και ανεπίσημες έγγραφα με τις υπογραφές των συμμετεχόντων. Στον επιχειρηματικό τομέα αυτό μπορεί να περιλαμβάνει: τιμολόγια, συμβάσεις, τιμολόγια, συμβάσεις, συμφωνίες, αποφάσεις, ανακοινώσεις, πληρεξούσια, κλπ Οι πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν με τη μορφή κειμένου, πινάκων και γραφικών αρχείων.

Ο σκοπός της εισαγωγής του EDI

Προϋπόθεση για την εισαγωγή της EDI μπορεί να είναι:

• μείωση της συνήθους εργασίας?
• μείωση της απώλειας των εγγράφων?
• «Διαφανές» εργασία με έγγραφα?
• αυξάνεται η πειθαρχία των επιδόσεων - η δημοσιοποίηση των εγγράφων μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, κλπ ...

Μεταξύ των ποσοτικών στόχων μπορούν να προσδιοριστούν ως εξής:

• Η μείωση του χρόνου για την επεξεργασία του εγγράφου 10 φορές.
• Μείωση των εξόδων γραφείου στο μισό.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων: πώς λειτουργεί

Σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία, ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών γίνεται με τη σύμφωνη γνώμη και των δύο πλευρών. Για την ανταλλαγή δεδομένων, είναι απαραίτητο ότι όλοι οι συμμετέχοντες συνδέονται με τον εξοπλισμό του χειριστή. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να στείλετε ένα αίτημα για να προσθέσετε στη λίστα των αντισυμβαλλομένων. Μετά συμμετέχοντες σύστημα επιβεβαίωσης μπορεί να επικοινωνήσει.

ενότητα EDI θα πρέπει να εκτελέσετε τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Καλεί τους αντισυμβαλλομένους να ανταλλάσσουν δεδομένα.
• Δημιουργήστε ένα βιβλίο διευθύνσεων.
• Ενοποίηση με το λογισμικό λογιστικής όπως 1C.
• Εγγραφείτε και την κρυπτογράφηση εγγράφων.
• Δομή αλληλογραφία.
• Παρακολούθηση της κατάστασης των γραμμάτων.

Ηλεκτρονική εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται με τη χρήση πιστοποιητικών. Σύνδεση σε διακομιστή και τον έλεγχο γίνεται μέσω ενός προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού. Ηλεκτρονική υπογραφή εκδίδεται σε κάθε χρήστη του συστήματος, αποθηκευμένο σε ηλεκτρονικά μέσα προστατεύονται και Token κωδικό PIN. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει τον κωδικό πρόσβασής τους στην προσωπική γραφείο. Μόνο μετά από αυτό θα έχετε πρόσβαση στα έγγραφά τους.

Κινήσει τη διαδικασία ανταλλαγής μπορεί οποιοδήποτε μέλος της οργάνωσης, συνδέεται με το σύστημα. Πριν στείλετε ένα έγγραφο σε ένα άλλο μέρος, πρέπει να υπογραφεί με ηλεκτρονική υπογραφή. Αυτή η λειτουργία εκτελείται με τη βοήθεια του «Crypto» πρόγραμμα. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω EDI. υπάλληλο ανάδοχος έλαβε γνώση της ένα νέο έγγραφο. Αν δέχεται, βάζει επίσης EDS. Αν θέλετε να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο, δημιουργεί νέα ηλεκτρονική του έκδοση. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας θέλετε να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές χρησιμοποιώντας την ηλεκτρονική υπογραφή. Το έγγραφο είναι στη συνέχεια αποστέλλονται στις αλλαγές στον αντισυμβαλλόμενο. Όταν είναι αναγκαίο για να κάνουν ηλεκτρονικές πληροφορίες που να ταιριάζουν.

Αν θέλετε να κάνετε και πάλι αλλαγές, τότε η όλη διαδικασία επαναλαμβάνεται και πάλι. Αν αξιώσεις στη νέα έκδοση δεν υπάρχει, το έγγραφο είναι σεβαστή. Το τελικό δείγμα θεωρείται να υπογραφεί από δύο ηλεκτρονική υπογραφή. εκδόσεις έγγραφο Ce είναι αποθηκευμένα στο διακομιστή και είναι διαθέσιμο για προβολή. Μόλις το δείγμα δίνεται η κατάσταση της τρέχουσας, να τροποποιήσει το έγγραφο δεν θα λειτουργήσει. Απογοητευμένοι οι συμβάσεις δεδομένη την κατάσταση «Ακυρώθηκε». Εδώ είναι πώς να κάνει ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών.

εξοπλισμός

Αυτό που χρειάζεται για τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων; Κατ 'αρχάς, πρέπει να επιλέξετε ένα φορέα παροχής υπηρεσιών και για την εγκατάσταση ειδικού λογισμικού για την ανταλλαγή πληροφοριών. Δεύτερον, με κάθε αντισυμβαλλόμενο με τον οποίο ο οργανισμός προτίθεται να προβεί e-mail, θα πρέπει να υπογράψουν τη «Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων.»

Είναι επίσης αναγκαίο να θεσπιστούν εξυπηρετητή EDI στην οποία να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα. Μπορεί να είναι ο εξοπλισμός των πελατών, και την αποθήκευση «σύννεφο». Η πρόσβαση σε δεδομένα από έξω από το σύστημα μέσω της εφαρμογής, η οποία είναι εγκατεστημένη στον εξοπλισμό του οργανισμού. αλληλεπίδρασης του υπολογιστή με το διακομιστή γίνεται μέσω HTTP με την κρυπτογράφηση SSL προαιρετικό 128. Η πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται μόνο μέσω της διεπαφής της εφαρμογής και αφού περάσει τον έλεγχο ταυτότητας.

σχέδιο ΔΑΠ

διαδικασία του έργου της αυτοματοποίησης μπορεί να διαρκέσει από μερικούς μήνες έως αρκετά χρόνια. Διάρκεια εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των διαδικασιών που πρέπει αυτοματοποίησης, των πόρων και χρηματοοικονομική ικανότητα του οργανισμού. ΣΥΝΤΟΜΗ κύκλωμα εφαρμογής EDC ως εξής:

• Δημιουργία μιας ομάδας εργασίας.
• Σχηματισμός στόχους, τις προθεσμίες και τον προϋπολογισμό.
• Η μελέτη των υφιστάμενων διαδικασιών.
• Ανάπτυξη δουλειά.
• σύστημα Vyrob EDI.
• Η υπογραφή της συμφωνίας για την εφαρμογή του SED.
• Έγκριση του κανονισμού.
• Πλήρωση καταλόγους του συστήματος.
• την εκπαίδευση του προσωπικού.
• Διεξαγωγή προκαταρκτικές δοκιμές.
• Η δημοσίευση σχετικά με την εφαρμογή της εντολής SED.
• Η περαιτέρω ανάπτυξη των κανόνων του λογισμικού και την εργασία.
• Η έναρξη του πιλοτικού προγράμματος.
• Μεγάλης κλίμακας μετάβαση στην EDI.

σφάλματα εφαρμογή EDI

Κατά τη διαδικασία της αυτοματοποίησης των εγγράφων θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις διαδικασίες στις οποίες ο νόμος απαιτεί την παρουσία ενός φορέα χαρτί. Διπλότυπο έντυπα έγγραφα είναι ηλεκτρονικά αδύνατη. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία της εργασίας και να προκαλέσει μια αρνητική στάση απέναντι αυτοματισμού στην όλη διαδικασία. Για την υλοποίηση της διπλής εργασίας κανείς δεν πληρώνει.

Κατά τη διαδικασία της εφαρμογής των νέων κανονισμών θα πρέπει να αναπτυχθεί για να εργαστείτε με έγγραφα, το προσωπικό της αμαξοστοιχίας, και μόνο τότε συμμετάσχουν σε πλήρη εφαρμογή. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο εάν να μεταδώσει στους εργαζόμενους τα οφέλη από τη χρήση των νέων τεχνολογιών.

Ένα άλλο δημοφιλές λάθος - κακή μελέτη για SED απαιτήσεις. Εάν οι χρήστες πρέπει να εργάζονται σε ένα αρρύθμιστο σύστημα, τότε η EDI διαδικασία διαφέρει από εκείνο που υιοθέτησε στην οργάνωση.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανισμών: τα υπέρ και τα κατά

πλεονεκτήματα:

• Μείωση να διαβιβάσει τα πρωτότυπα έγγραφα με τα έξοδα ταχυδρομείου.
• Εξοικονομήστε χώρο για την αποθήκευση των εγγράφων. Είναι όλα αποθηκευμένα σε ηλεκτρονική μορφή.
• Εύκολο στη χρήση. Η αποστολή του εγγράφου γίνεται από ένα μόνο σημείο. Μια γρήγορη αναζήτηση ενός εγγράφου που φέρεται από την κατάσταση (αποστέλλονται, παραλαμβάνονται και αποδεκτή από r. Δ).
• Άμεση παράδοση. Όλες οι πληροφορίες που παίρνει σταλεί στον παραλήπτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Το έγγραφο δεν μπορεί να χαθεί μέχρι τη λήξη της αποθήκευσής του στο σύστημα.

μειονεκτήματα:

• Για να χρησιμοποιήσετε το προϊόν θα πρέπει να αγοράσετε μια άδεια που κοστίζει χρήματα.
• Επικοινωνούν συχνά μόνο μεταξύ των συμμετεχόντων του ίδιου του συστήματος.
• Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανισμών 1C ή χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε άλλο λογισμικό διαφέρει από την προηγουμένως χρησιμοποιηθεί σύστημα. Με την εισαγωγή του νέου αλγορίθμου, όλοι οι εργαζόμενοι έχουν απορίες σχετικά με τη διεξαγωγή των εργασιών.
• Ο τεχνικός εξοπλισμός. Πριν από την εισαγωγή του οργανισμού EDI χρειάζεται για την αγορά εξοπλισμού και για την προετοιμασία του προσωπικού για τη διαχείριση του νέου συστήματος.
• EDM γίνεται με τη χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής, η ισχύς της οποίας είναι 1 έτος. Είναι απαραίτητο να παρακολουθεί και να ενημερώνει έγκαιρα τα πιστοποιητικά. Είναι επίσης απαραίτητο να ελέγχουν τις ενέργειες των πιστοποιητικών αναδόχων, ώστε να αποφευχθούν προβλήματα με το φόρο.

νομική ρύθμιση

Τι κανονιστικές πράξεις ρυθμίζονται ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων; Ρωσική νομοθεσία περιλαμβάνει τον ομοσπονδιακό νόμο №63 «Την ηλεκτρονική υπογραφή», τους κανόνες των εγγράφων στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία είναι εγγεγραμμένοι με τη σειρά του Υπουργείου Οικονομικών τον αριθμό MMV-7-2 / 168. Οργανώσεις Το EDI μεταξύ των παραγγελιών βάσει των Οικονομικών № 50Ν. Όροι πρωτογενούς λογιστικών εγγράφων ανταλλαγής σε ηλεκτρονική μορφή που περιγράφεται στον αριθμό Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία Παραγγελία MMV-7-6 / 36 @. Όλοι οι φορείς στις δραστηριότητες της διαδικασίας EDM θα πρέπει να καθοδηγείται από την απόφαση της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Φορολογίας № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων «VLSI» δίνει στους πελάτες τα εξής πλεονεκτήματα:

• Μπορεί να στείλει τα έγγραφα σε κάθε οργανισμό που έχει καταχωρηθεί στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι μέρος του συστήματος «VLSI», ο εργαζόμενος απλώς επικοινωνήστε με εκπρόσωπο της οργάνωσης και θα το στείλετε στο e-mail σας πρόσκληση να συμμετέχουν στο σύστημα. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση της ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Εγκαταστήστε το λογισμικό σε έναν υπολογιστή δεν είναι απαραίτητη. Φτάνει να έχουν μια τρέχουσα έκδοση του προγράμματος περιήγησης και πρόσβαση στο Internet.
• Για να εργαστείτε με τα δεδομένα που δεν χρειάζεται ένα ειδικό πρόγραμμα. Αν η έκθεση είχε αρχικά παρασκευάστηκε με το λογισμικό τρίτων, όπως 1C, είναι δυνατόν να ρυθμίσετε την ενσωμάτωση με το σύστημα «VLSI».
• Το τυποποιημένο έντυπο του εγγράφου δεν έχει οριστεί. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, αρχεία λογιστικών φύλλων, εικόνες και ούτω καθεξής. Δ

SKB "Kontur"

Ένα από τα πρώτα προγραμματιστές λογισμικού στη Ρωσία συμμετέχει επίσης στην προμήθεια εξοπλισμού, μέσω του οποίου τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οργανώσεων. «Contour» DiaDoc αναπτύξει ένα σύστημα με το οποίο η ανταλλαγή των ηλεκτρονικών εγγράφων. Ένα χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να ληφθεί, ενώ στο εξωτερικό. Για το σκοπό αυτό η εταιρεία έχει αναπτύξει στα τιμολόγια περιαγωγής. Εάν είναι επιθυμητό, τα δεδομένα πρόσβασης μονο μέσω API.

Τι χρειάζεστε;

Για να συνδεθείτε EDI, οι εταιρείες πρέπει να αγοράσετε:

• άδεια λογισμικού?
• server?
• αναβάθμιση του εξοπλισμού?
• το προσωπικό της αμαξοστοιχίας?
• προσαρμόσετε και ενσωμάτωση ECM για χρήση με εσωτερικές εφαρμογές.

Οι επενδύσεις αυτές πρέπει να εφαρμόσουν για να συνδέσετε το ηλεκτρονικό έγγραφο μεταξύ του οργανισμού; Η συμπερίληψη του κόστους από διαβούλευση με την τεχνική υποστήριξη και ενημερώσεις λογισμικού SED - η δεύτερη φάση της επένδυσης. Οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να πληρώνουν κάθε μήνα.

συμπέρασμα

Για να αντικαταστήσετε το χαρτί-based e-mail φτάνει. Αυτό όχι μόνο μειώνει το κόστος της οργάνωσης για τη διεξαγωγή των διαδικασιών, αλλά και αυξάνει την αποδοτικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για EDI λειτουργεί με επιτυχία, θα πρέπει να διατυπώσει με σαφήνεια τους στόχους και την εφαρμογή του συστήματος για να ρυθμίσετε τη συσκευή σωστά.