Ο κατάλογος των εγγράφων. Μορφές και τους κανόνες της σύνθεσης της

Ο όρος «απογραφή» είναι γνωστό όχι μόνο οι υπάλληλοι γραφείου, αλλά και ειδικοί από άλλες βιομηχανίες και οργανισμούς. Είναι συχνά σε εφημερίδες ειδικού σκοπού, καθώς και στα συνοδευτικά έγγραφα.

Η οργάνωση εργάζεται στο αρχείο

Μόλις τα έγγραφα θα εκπληρώσει κύρια αποστολή της, γίνονται σχεδόν άχρηστα αυτή τη στιγμή. Μερικά από αυτά έχουν καταστραφεί, και τα υπόλοιπα αποστέλλονται στην ειδική αποθήκευσης, τα οποία ονομάζονται αρχεία. Εδώ έγγραφα υποβάλλονται σε επεξεργασία, συστηματοποίησε και προσδιορίζεται εκ των προτέρων για την αποθήκευση προορίζεται γι 'αυτό το δωμάτιο. Αυτό το στάδιο θεωρείται η τελευταία του χαρτιά. Όλα τα πακέτα για τη ζωή στο ράφι, και αυτές καταγράφονται χωριστά έγγραφα για την προσωρινή και μόνιμη αποθήκευση, καθώς και υποθέσεις σχετικά με το προσωπικό. Κάθε επιχείρηση (οργανισμός) στο τέλος του έτους συλλέγει επίσημα έγγραφα για τη μεταφορά στο αρχείο. Τα θέματα αυτά συνήθως ασχολούνται αρχειονόμων. Αν, όμως, η στελέχωση της εταιρείας δεν έχει μια τέτοια μονάδα, η δουλειά γίνεται από ειδικούς ΥΕ υπό την καθοδήγηση του προσωπικού του αρχείου. Αποτελούν την απογραφή των κινητών αξιών που μεταφέρονται από επιμέρους τμήματα, βάσει των οποίων σχηματίζεται από ένα συνοπτικό κατάλογο των εγγράφων σε ολόκληρη την επιχείρηση.

Μια σειρά από έγγραφα για να εργαστούν

Μερικές φορές ένα συγκεκριμένο πολίτη έκδοση ή οργάνωση υποβάλλει όχι ένα, αλλά πολλά επίσημα έγγραφα. Πάρτε, για παράδειγμα, μια κατάσταση όπου για την κατασκευή ενός ανταγωνισμού μεταξύ των μερών σχετικά με το δικαίωμα να συνάπτουν σύμβαση. Κάθε υποψήφιος πρέπει να υποβάλει στην Επιτροπή τα έγγραφα των διαφόρων ειδών, προσφορά, επιτρέποντας το χαρτί να διεξάγει κατασκευαστικές δραστηριότητες, συστατικά και άλλα έγγραφα. Όλα αυτά είναι να υπεισέλθω σε ένα ενιαίο πακέτο και αναφέρεται στα μέλη της επιτροπής. Μέσα σε αυτό πρέπει να είναι μια απογραφή των εγγράφων, το οποίο απαριθμεί όλα αυτά που κατευθύνεται για λογαριασμό του συγκεκριμένου οργανισμού. Αυτό το είδος της λίστας ή μητρώο. Αυτό το χαρτί κατασκευάζεται τυπικά από ένα συγκεκριμένο μοτίβο. Όλα είναι πολύ απλή. Στο επάνω μέρος του φύλλου στη μέση είναι γραμμένο το όνομα του «καταλόγου των εγγράφων». Ακριβώς κάτω από εξηγεί πού και από ποιον οργανισμό έχουν παράσχει. Στη συνέχεια, υπάρχει ένας πίνακας που αποτελείται από τέσσερις στήλες:

1. ο αύξων αριθμός.
2. Όνομα του εγγράφου.
3. Σελίδες στο έγγραφο και s__ po__.
4. Αριθμός σελίδων του εγγράφου

Καταλήγει με ένα συνοπτικό πίνακα της γραμμής, η οποία υποδεικνύει το συνολικό αριθμό των σελίδων στο υποβαλλόμενο σύνολο. Αυτό αποτρέπει την πιθανή απώλεια ή υποκατάσταση τίτλων που περιλαμβάνονται για εξέταση.

Κάνοντας Υπουργός

Με την κατάλληλη τήρηση αρχείων όλων των εγγράφων της εταιρείας στο τέλος του έτους και υποβάλλονται σε επεξεργασία ομαδοποιούνται σε δράση. Εξαρτήματα κατασκευασμένα σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, καθώς και τους γενικά αποδεκτούς κανόνες:

1. Τα έγγραφα που δημιουργούνται σε ένα ημερολογιακό έτος. Κατ 'εξαίρεση στην περίπτωση των επίσημων εγγράφων τροχαίο φύσης μπορούν να συνδυαστούν σε έγγραφα των υπηρεσιών μία περίπτωση για πολλά χρόνια.
2. Η τοποθέτηση των τίτλων γίνεται από πάνω προς τα κάτω.
3. Όλα τα φύλλα είναι κατ 'ανάγκην μετρημένες. Αυτό γίνεται για να εξασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων κατά τη διάρκεια της αποθήκευσης. Η αρίθμηση πρέπει να γίνει με μολύβι στην πάνω δεξιά γωνία.
4. Εάν είναι απαραίτητο, αποτελεί μια εσωτερική απογραφή των εγγράφων που υπογράφονται από τον εμπειρογνώμονα, ο οποίος ήταν.
5. Χαρτί ραμμένα.
6. Σχεδιασμένες φύλλο-μάρτυρα.
7. Για κάθε περίπτωση το κάλυμμα είναι κατασκευασμένο από τυποποιημένο πρότυπο. Θα πρέπει να περιλαμβάνει το πλήρες όνομα της εταιρείας και μια συγκεκριμένη μονάδα. Επόμενο είναι ένα ειδικό ψηφιακό κωδικό που αντιστοιχεί στην ονοματολογία. Μετά που αναφέρει την ημερομηνία και το τέλος του θεσμού της υπόθεσης. Και στο κάτω μέρος την ένδειξη ζωής στο ράφι.

αλληλογραφίας

Κατά την αποστολή μερικά δέματα, συσκευασίες ή πολύτιμες επιστολές με το περιεχόμενο που αποστέλλονται στα έγγραφα απογραφής. Μορφή μπορεί να ληφθεί σε οποιοδήποτε ταχυδρομείο. Τρέχει με τον αριθμό έντυπο 107 και είναι ένα είδος εγγράφου, το οποίο περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό και το περιεχόμενο της αξίας. Η τιμή έκδοσης του ίδιου του αποστολέα αποφασίσει. Αν διαπιστώσει ότι το έγγραφο ήταν μικρής αξίας, η αντίστοιχη στήλη του εντύπου βάλτε μια παύλα. Απογραφή ενσωματωμένα σε ένα φάκελο ή συσκευασία απευθείας στο ταχυδρομείο. Τμήμα Εργαζόμενος ελέγχει την ορθότητα της εγγραφής και εξασφαλισμένη σχηματίζουν ένα σφράγισμα. Απογραφή να τεθεί εις διπλούν. Ένα αποστέλλονται μαζί με τα έγγραφα και άλλα απαραίτητα διαμονή με τον ιδιοκτήτη των αγροτεμαχίων. Αυτό γίνεται για να εξασφαλιστεί ότι σε περίπτωση που μια κατάσταση σύγκρουσης ήταν σε θέση να επιβεβαιώσει κάθε μονάδα της επένδυσης. Μετά από αυτό, το περίβλημα (δέμα ή δέμα) σφραγίζεται, και αποστέλλεται στον προορισμό.