Έγγραφα κατάθεσης. Πώς να καταθέσει τα έγγραφα;

Πριν την ένταξή του στην τεκμηρίωση που απαιτείται πιο εμπεριστατωμένη γνωριμία με τον μεγάλο αριθμό απαραίτητες οδηγίες σχετικά με τα θέματα των εγγράφων και διαχείρισης αρχείων. Αυτά τα πρότυπα - είναι πολύπλοκες και περιέχουν ένα μεγάλο αριθμό διαφόρων μικρές λεπτομέρειες και αποχρώσεις. Πώς να στρίφωμα έγγραφα γωνία; Αυτό περιέχει μια λίστα που επισυνάπτεται; Μπορώ να ράβω λογιστικά έγγραφα μηχανή termoperepletnoy; Ανεπαρκής διοικητικό προσωπικό- έχουν κάτι να συνθλίψει το κεφάλι του.

Pushover;

Με την πρώτη ματιά, η διαδικασία καταχώρησης της υπόθεσης και τη θέση της στο αρχείο είναι αρκετά απλή, αλλά η πρακτική δείχνει το αντίθετο. Σε περίπτωση παραβίασης οποιουδήποτε από τους κανόνες των σχετικών οργάνων του γραφείου θα αρνηθεί να δεχθεί το εμπόριο χαρτί, και θα πρέπει να ξεκινήσετε ξανά την εργασία. Εάν έχει συμβεί μια τέτοια κατάσταση στη ζωή σας, διαβάστε το άρθρο μας - θα προσπαθήσουμε να λύσουμε αυτό το ζήτημα.

Γιατί ράμματα έγγραφα; Υπάρχουν κανόνες βάσει των οποίων ρυθμίζεται η διαδικασία αυτή εκεί; Ναι, και είναι πολλά. Μιλάμε κυρίως για τις μεθοδολογικές συστάσεις σχετικά με τη διαχείριση των υποθέσεων, οι οποίες εγκρίθηκαν τον Δεκέμβριο του 2009, της τάξης του Κρατικό Αρχείο. Στη δεύτερη σειρά της - σχετικά με GOST 51141, αφιερωμένη στην αρχειοθέτηση των επιχειρήσεων και τη διαχείριση γραφείου και περιέχει όλα τα απαραίτητα ορισμούς και όρους. Επιπλέον, υπάρχουν και άλλοι κανόνες δικαίου, σύμφωνα με την οποία η τεκμηρίωση διασταυρωμένο.

Ας ξεκινήσουμε με το κάλυμμα

Αν το θέατρο αρχίζει με μια κρεμάστρα, στη συνέχεια, διαδικασία μας - όχι μόνο με το κάλυμμα. Και η επιλογή ενός από χαρτόνι «κρούστα» - ένα από τα πρώτα καθήκοντα σχετικά με τη διαδικασία της «συσκευασίας» του εγγράφου. Με την πρώτη ματιά, δεν θα βρείτε τη διαφορά μεταξύ των πολλών υφιστάμενων ποικιλιών. Ωστόσο, κοιτώντας πιο προσεκτικά, θα καταλάβει ότι το κάλυμμα είναι τυπική, μη τυπική, και χρησιμοποιούνται για μακροχρόνια αποθήκευση.

Τις περισσότερες φορές μπορείτε να συναντήσετε μια τυπική μορφή κάλυψης 229h324 mm. Εφαρμόζεται σε όλες τις περιπτώσεις όπου το μέγεθος του δείγματος συρραμμένα φύλλα. Αν για κάποιο λόγο το έγγραφο έχει μια αρκετά συγκεκριμένη και την εμφάνιση των παραμέτρων, απαιτεί μια μη-τυπική κάλυψη παραλλαγή. Μετάβαση στο τελευταίο το μυαλό αναφέρεται ότι κατά την οποία τα έγγραφα που αποθηκεύονται από τις 25 ή και περισσότερα χρόνια.

Σύμφωνα με τη νομοθεσία, οι εν λόγω καλύμματα γίνονται μόνο από στερεά χαρτόνι λόγω της σημαντικής εργασίας της ζωής. Πρέπει να ληφθούν μέτρα για τη διατήρηση της σωστής τύπο εγγράφου και την καταλληλότητά του για χρήση μετά από ένα σοβαρό χρονικό διάστημα. Έγγραφα που προορίζονται για παράδοση στο Κρατικό Αρχείο, αποθηκεύονται σε ένα κάλυμμα κατασκευασμένο από ένα υλικό όπως το χαρτόνι χωρίς οξέα.

Ας μιλήσουμε για τον αριθμό των φύλλων

Πριν υποβάλετε τα σωστά έγγραφα τα θέματα, τα οποία απαιτείται να προστεθεί με τη σωστή σειρά. Στη συνέχεια, διαδικασία που εκτελείται από ένα συμβατικό απλό μολύβι αρίθμηση. Ο βασικός κανόνας είναι - είναι αριθμημένες λίστες και όχι σελίδες του εγγράφου. Αραβικό αριθμό τοποθετηθούν σε κάθε φύλλο στην επάνω δεξιά γωνία. Επιπλέον, τα σήματα μας δεν χρειάζεται να «σέρνεται» στο κείμενο. Με συνολικό αριθμό των φύλλων δεν ισχύει έγγραφα απογραφής.

Τι λεπτές αποχρώσεις υπάρχουν στην αρίθμηση; Εάν ο αριθμός των εγγράφων κινητά φύλλα περιλαμβάνουν ένα γράμμα ή κάποιο τέτοιο, το πρώτο που απαριθμούνται από ένα φάκελο, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε - κάθε ενσωματωμένα σε φύλλα του. Εάν ο αριθμός των εισερχόμενων μονάδων - πάνω από 250, που απευθύνονται σε αυτό χωρίζεται σε πολλούς τόμους. Και καθένα από αυτά έχει τη δική του αρίθμηση του.

Μέσα από το αρχείο των εγγράφων των επιχειρήσεων μπορεί να είναι παρόντες, οι οποίες έχουν τη δική τους ξεχωριστή αριθμούς σελίδων, για παράδειγμα, τη δημοσίευση των περιοδικών. Ωστόσο, την επεξεργασία την υπόθεση στο αρχείο, που απαριθμούνται, μεταξύ άλλων, χωρίς να διαταραχθεί η γενική σειρά.

Αν μια ένθετη λίστα είναι μια μεγάλη μορφή, αποφάσισε να επεκτείνει και το ψηφίο στην πάνω δεξιά γωνία. Θα πρέπει να παρέχεται δωρεάν πρόσβαση στο κείμενο. Αν για οποιοδήποτε από τα φύλλα επικολληθεί θραύσματα της αδυναμίας διαχωρισμού τους, όλο αυτό το πακέτο αριθμείται ως μία. Σε αυτή την περίπτωση, είναι βέβαιο ότι θα την κατάρτιση ενός καταλόγου καθενός από τα κολλημένα κομμάτια, που βρίσκεται στο πίσω ή στο ελεύθερο χώρο. Μια ένδειξη του επικολληθεί έγγραφο της διασφάλισης θα πρέπει να είναι γραπτή ή στις σημειώσεις με τη συνολική απογραφή του αναφέροντας το όνομα. Τις περισσότερες φορές οι επενδύσεις αυτές είναι ανεξάρτητος ελέγχους, δηλώσεις ή φωτογραφίες.

Διορθώσεις σφαλμάτων και κατάλογος των εγγράφων

Στην περίπτωση, όταν κατά τη διάρκεια της λειτουργίας επιτρέπεται κάποια όχι πολύ σοβαρό σφάλμα (π.χ., παραλείπεται το ζεύγος των φύλλων) αντί ολόκληρης της συστοιχίας και πάλι εκ νέου αρίθμηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ονομασία γράμμα. Σε αυτήν την περίπτωση, οι αριθμοί για τα άλλα φύλλα δεν άλλαξαν. είναι δυνατόν εξάλειψη τέτοιων σφαλμάτων μόνο κατόπιν συνεννόησης με το προσωπικό αρχείο. Αν το ανιχνεύεται τεράστιο λάθος, το έγγραφο θα είναι αριθμημένες και πάλι. Οι παλιοί αριθμοί, ενώ περάσουν από τη μεγαλύτερη δυνατή προσοχή και να θέσει κάτω από νέες. Στην περίπτωση αυτή, το ενημερωμένο αρίθμηση και πάλι τους ισχυρισμούς της επιγραφής αξιοπιστίας.

Χωρίς την απογραφή δεν έχετε αρχειοθέτηση δεν θα γίνονται δεκτές. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό, για το όνομα του εγγράφου, την ημερομηνία του σχεδίου, το σχολιασμό και άμεσα έναν πίνακα που δείχνει τους σειριακούς αριθμούς των φύλλων, τον αριθμό των χαρτονομισμάτων και (αν χρειάζεται). Ολοκληρώσει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των εγγράφων, με τη μορφή των αριθμών, διπλές λέξεις, τότε το μόνο που συνυπογράφεται από τον γραμματέα με λεπτομέρειες Όνομα

Πώς να καταθέσει το νήμα έγγραφα

Δεδομένου ότι η διαδικασία εγκάρσιας σύνδεσης θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι όλα τα απαραίτητα υλικά και τα εργαλεία στα χέρια σας. Εκτός από τη δική τους επιχείρηση χρειάζεται ένα σουβλί, βελόνα, από χαρτόνι για την υποβολή των εγγράφων και ειδικά θέματα. Ως την τελευταία αποθήκευση τράπεζα Σπάγκοι, σοβαρή ή proshivnymi νήμα L-210. Τελευταία τύπων που χρησιμοποιούνται για τις ανάγκες του γραφείου πιο συχνά.

Στην αρχή του εγγράφου απομακρύνονται από τυχόν συνδετήρες ή άλλα μεταλλικά αντικείμενα, τότε τα φύλλα υπόθεση είναι λείες τακτοποιημένη στοίβα. Στην αριστερή πλευρά στο πεδίο χώρο είναι βελόνα ή σουβλί τριών οπών. Τοποθετήστε τα στη μέση το καλύτερο ελεύθερο χώρο που προορίζεται για την αριστερή εσοχή, δηλαδή μια απόσταση περίπου ενάμιση εκατοστά. Η παρατήρηση αυτή είναι σημαντική - γιατί αλλιώς μετά την κατάθεση των εγγράφων θα είναι δύσκολο να διαβαστεί.

Συμβουλές για την εξυπηρέτησή

Αν τρύπες έχουν ομαλές άκρες για εσάς ζωτικής σημασίας, να πάρει μια γροθιά τρύπα. Αλλά να θυμάστε ότι πάρα πολύ χαρτί να «πολύ σκληρή». Βεβαιωθείτε ότι όλες οι τρεις οπές βρίσκονταν σε ύψος ομοιόμορφα και απέχουν μεταξύ τους κατά μία απόσταση περίπου 3 cm. Ο μέσος όρος των οποίων θα πρέπει να εμπίπτουν στην μέση της σελίδας.

Για να μην προκληθεί ζημιά στο φύλλο κάλυψης και την κατάρρευση της επιχείρησης είναι συχνά συνιστάται να τοποθετήσετε το μπροστινό και πίσω αναβοσβήνουν ενισχύσει ταινίες από χαρτόνι. Μέσα από αυτό θα πρέπει να παραλείπεται το νήμα. Κανονικό μέγεθος της - 70 εκατοστά, αλλά σε κάθε περίπτωση εξαρτάται από το πάχος της στοίβας ..

Όπως τρυπημένα τρύπα 3

Εδώ είναι το περιεχόμενο αυτού του αλγορίθμου έγγραφα κατάθεσης. Πρώτον, η βελόνα διέρχεται μέσω της μέσης των ανοιγμάτων, με το πίσω μέρος του άκρου του νήματος παραμένει. Ακολούθησε vdet στην κορυφή των οπών της. Ως αποτέλεσμα, τα δύο άκρα της στοίβας που εμφανίζεται στα φύλλα του κύκλου εργασιών ραμμένα. Η βελόνα τραβιέται μέσα από τον πυθμένα των οπών και σχεδιάστε κορδόνι στην μπροστινή πλευρά. Στη συνέχεια και πάλι να παραλείψει τη βελόνα μέσα στο κέντρο της οπής. Έτσι, το νήμα μας συντάχθηκε με όλες τις απαραίτητες τρύπες, μετά την οποία τα δύο άκρα στερεωμένα στο πίσω μέρος του εγγράφου μια ισχυρή κόμπο. Αποτελέσματα εις τα άκρα ένα μήκος περίπου 5 cm.

Επάνω στο συγκρότημα είναι κολλημένο ένα κομμάτι χαρτί με τις λέξεις αξιοπιστίας. Παρακάτω θα δούμε την τεχνολογία της παραγωγής της.

Το έγγραφο μπορεί να ράβονται και με 4 τρύπες. Πώς να το κάνουμε; Η διαδικασία δεν είναι περίπλοκη. Τέσσερις τρύπες διάτρητη κάθετα συμμετρικά με τη διάταξη επί ενός κοινού άξονα. Φεύγοντας από το νήμα ουρά στην πίσω πλευρά του πρώτου ανοίγματος, τη διεξαγωγή ράμματα firmware στη συνέχεια δένοντας έναν κόμπο όπως περιγράφηκε παραπάνω. Firmware θα πρέπει να επαναληφθεί δύο φορές, προκειμένου να διασφαλιστεί η ανθεκτικότητα και την αξιοπιστία.

της επιγραφής διασφάλισης

Το επόμενο στάδιο μετά την αρίθμηση και το firmware - η προσφορά της επιχείρησής μας της επιγραφής αξιοπιστίας. Τι είναι αυτό; Αυτό το αυτοκόλλητο μεγέθους 4x6 cm με το κείμενο «αρμαθιές μαζί και αριθμημένα φύλλα ...» (ο αριθμός τους υποδεικνύεται από έναν αριθμό, και τα λόγια). Περαιτέρω αναφέρει η θέση του υπαλλήλου, παρακαλούμε να τεκμηριώσει την ημερομηνία και την προσωπική υπογραφή. Αν θέλετε να σφραγίσει την πιστοποίηση, θα πρέπει επίσης να σημειωθεί. Η επιγραφή είναι κολλημένο πάνω του κόμβου μας δεμένα άκρες των νημάτων που σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να παραμείνει ελεύθερη. Υπογραφή θέτουν στο τέλος της διαδικασίας, όταν η κόλλα έχει στεγνώσει. Αυτό γίνεται για να αποτρέψει την εξάπλωση. Εκτύπωση (αν υπάρχει) επιθέτει το μέρος με το τμήμα φύλλου πάνω στο ίδιο το σήμα.

Και μόνο μετά από μια συμφωνία ραμμένες, αριθμημένο, σφραγισμένο υπογεγραμμένη και σφραγισμένη, μπορεί να σταλεί στο αρχείο.

Ποτό της επιγραφής διασφάλισης πρέπει να είμαστε σοβαροί και προσεκτικοί. Ήταν η ίδια - τεκμηριωμένα στοιχεία της υπόθεσης ασυλίας. Σε περίπτωση παραβίασης της ακεραιότητας του ή να τεκμηριώσει η προκατάληψη δεν μπορεί να γίνει δεκτή φορείς ελέγχου, ή ίσως πρόκληση του στο δικαστήριο.

Τι και γιατί ράβει

Είναι υποχρεωτικό όλα τα συρραμμένα έγγραφα, που οφείλεται για την υποβολή στο αρχείο ή σε οποιοδήποτε από τα όργανα ελέγχου με τα οποία η φορολογική αρχή, συνταξιοδοτικών ταμείων και πολλά τέτοια. Δεν μπορείτε να πάρετε πίσω τα έγγραφα κολλημένα ή συρραμμένα με συρραπτικό. Όπως έχει ήδη αναφερθεί, στην περίπτωση της διαδικασίας μη συμμόρφωσης που απλά δεν θα δεχτεί.

Οι διαδικασίες αυτές υπόκεινται πρωτίστως τα έγγραφα που ανήκουν προσωπικού και τη λογιστική. Όσοι έχουν ολοκληρώσει την επεξεργασία της τελευταίας έτους θα κατατεθεί στο αρχείο του οργανισμού ή της επιχείρησης. Οι ειδικές αρχειακά ιδρύματα, διαβιβάζει το φάκελο με το προηγούμενο νομικό περίοδο διατήρησης. Αυτό καθορίζεται από το νόμο, ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου. Για παράδειγμα, είναι τουλάχιστον 75 έτη που απαιτούνται για να κρατήσει συμβολαιογραφικά έγγραφα, βιβλία και έγγραφα της οικονομικής υπόψη των πληροφοριών προσωπικού.

Η διάρκεια ζωής της τα κατασκευαστικά σχέδια είναι πολύ μικρότερος - μόλις 20 ετών. τεκμηρίωση φωτογραφιών από για να φροντίσει 5 χρόνια. Τα θεσμικά όργανα αρχειακό κατατίθενται στην περίπτωση των δημόσιων και ιδιωτικών επιχειρήσεων. Το έργο της τυχόν μη κρατικών φορέων - να συνάψει με την Ομοσπονδιακή αρχειακή υπηρεσία της παρούσας σύμβασης.

Θα πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι το δικαίωμα έγγραφο firmware έχει μόνο έναν υπάλληλο, ο οποίος έχει την υποχρέωση αυτή διατυπώνονται στην περιγραφή εργασίας. Στην περίπτωση των σύνθετων εγγράφων χαμηλής ποιότητας προσφέρει κάποιες κυρώσεις, ιδιαίτερα στην περίπτωση αλλαγών ή την έλλειψη ορισμένων σημαντικών σελίδων.

Ας επιστρέψουμε στην Binder τεχνολογία

Οι ανωτέρω περιγραφείσες μεθόδους διασταύρωσης είναι κατάλληλο τόσο για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και φορολογικού ελέγχου. Αλλά η υποβολή των λογιστικών εγγράφων, αποθηκεύονται για μεγάλο χρονικό διάστημα (άνω των 10 ετών) θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα ισχυρή - συχνά στις 5 τρύπες. Διασφάλισης επιγραφή γίνεται σε ειδικό χαρτί, για να ευδιάκριτο αυτοκόλλητο που βρίσκεται κάτω από τη μονάδα και δεν υπάρχει καμία αμφιβολία για την ακεραιότητα του εγγράφου.

Εάν οι συνθήκες της τρύπας γραφείου γροθιά συμβατικά Σφυριά χαρτικά, στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, για την έκδοση μεγάλου όγκου εγγράφων σε έντυπη μορφή (για παράδειγμα, στην εκτύπωση) χρησιμοποιούν επαγγελματικό εξοπλισμό, με τη μορφή των μηχανημάτων διάτρησης ή δεσμευτική μηχανή. Οι μηχανισμοί αυτοί έχουν σοβαρές δύναμη και μπορεί να είναι είτε χειροκίνητα και είναι εξοπλισμένα με ηλεκτρικό αυτοκίνητο.

μηχανισμού μηχάνημα

Η βάση των συστημάτων αυτών ή μηχανές - η κλασική μέθοδος που χρησιμοποιούν ελατήρια. Μία τέτοια μηχανή βιβλιοδεσίας είναι εξοπλισμένο με μια συσκευή για την διάτρηση. Ένας άλλος μηχανισμός του εγγράφου σχετικά με την άνοιξη σουβλάκι από πλαστικό, μετά την οποία το άνω και κάτω μέρος της μονάδας προστίθενται χαρτόνι ή πλαστικά καλύμματα.

Το πλεονέκτημα της δεσμευτική μηχανή είναι η δυνατότητα συγκόλληση πολύ μεγάλων εγγράφων. Το πάχος του μπλοκ μπορεί να είναι μέχρι 500 σελίδες. Και επίσης - την ικανότητα να διαγράψει ή να συμπληρώσουν τις σελίδες και φύλλα που έχουν ήδη συνδεδεμένο έγγραφο. Τα μειονεκτήματα είναι αρκετά σοβαρή, και η πολυπλοκότητα δεν είναι πολύ υψηλής αντοχής.

Εάν το μηχάνημα βιβλιοδεσίας για την αρχειοθέτηση εγγράφων εξοπλισμένο με μεταλλικά ελατήρια, η οποία έχει ρυθμιστεί σε ένα ορισμένο στάδιο και οπές διάτρησης, αντίστοιχα, σε αυτό, τα μπλοκ χαρτιού φοριέται στο εύκαμπτο χάλυβα ελατηρίου, το οποίο στη συνέχεια συμπιέζεται και κλειδωμένο. Πλεονεκτήματα της συσκευής με μεταλλικά ελατήρια - πιο εμφανίσιμο τελική μορφή και βελτιωμένη αξιοπιστία σε σύγκριση με την πρόσδεση των πλαστικών ελατηρίων. Αλλά την ίδια στιγμή να εισάγετε ή να αφαιρέσετε τα φύλλα χωρίς ζημιές αδύνατη.

Εκτός από την άνοιξη, υπάρχουν συσκευές που λειτουργούν με βάση την αρχή του δεσμευτικού στο πλαστικό χτένα, η οποία τα δόντια μπούκλα. Υπάρχει επίσης δεσμευτική για το σπιράλ, γνωστό σε μας στο γραφείο ημερολόγιο, σημειωματάρια και ημερολόγια. Μετά διάτρησης τρύπες σε αυτά τραύματος σπειροειδείς (3-4 στροφές χειροκίνητα, το άλλο αυτόματα).

Η πρόοδος δεν στέκεται ακόμα

Τι είναι η θερμική δεσμευτική; Πρόκειται για ένα σύγχρονο μηχάνημα για την υποβολή των εγγράφων, τα οποία μπορεί να είναι γρήγορα και μη αποσπώμενη σύνδεσή τους. Με termoperepletnyh μηχάνημα μπορεί να ολοκληρώσει ένα μεγάλο αριθμό υλικών, καθώς και εκπόνηση ατομικών αντίγραφα. Αυτή η παραλλαγή είναι ιδιαίτερα κατάλληλο ταχυδρομηθεί εκθέσεις, τις συμβάσεις και διαφημιστικό υλικό.

μηχανή αυτού του τύπου που εργάζονται με τη χρήση της δέσμευσης termokoreshkov και termooblozhek έχουν διαφορετικά χρώματα και μεγέθη. Ανάλογα με τον αριθμό των φύλλων που επιλέγονται termooblozhka περίπτωση ένα ορισμένο πάχος, τότε όλα μαζί τοποθετούνται στο μηχάνημα. Η εσωτερική πλευρά του τελικού καλύμματος στρώση χνουδιών του πολυμερικού συγκολλητικού. Το μηχάνημα είναι εφοδιασμένο με ένα θερμαντικό στοιχείο με την οποία το πολυμερές τήκεται και όλα τα φύλλα σφραγίζονται σε ζεστό στρώμα.