Διάρκεια ζωής των λογιστικών εγγράφων

Οποιαδήποτε οικονομική δραστηριότητα συνεπάγεται τη διακίνηση εγγράφων που είναι πολύ διαφορετικά ως προς τη σπουδαιότητά τους, τα οποία δημιουργούνται μέσα στην ίδια την επιχείρηση ή αποκτώνται από την πλευρά των διασυνδεδεμένων αντισυμβαλλομένων. Η κυκλοφορία του εγγράφου περνάει πολλά στάδια. Η δημιουργία ενός πρωτεύοντος εγγράφου ή η λήψη του από το εξωτερικό εμφανίζεται στο πρώτο στάδιο της ροής εργασίας. Στο δεύτερο στάδιο, το έγγραφο είναι αποδεκτό για λογιστική και επαλήθευση. Στο τρίτο στάδιο, τα χρησιμοποιούμενα έγγραφα επεξεργάζονται και μεταφέρονται στο αρχείο για αποθήκευση. Η διάρκεια ζωής των λογιστικών εγγράφων είναι διαφορετική.

Ο κατάλογος των λογιστικών και άλλων εγγράφων που προορίζονται για αρχειοθέτηση περιλαμβάνει δώδεκα βασικά τμήματα. Το πρώτο τμήμα περιλαμβάνει έγγραφα με διοικητικές, εποπτικές και οργανωτικές αρμοδιότητες που παρέχουν τη νομική βάση για τη διεξαγωγή πλήρους κύκλου κυκλοφορίας εγγράφων και αποθήκευσης τεκμηρίωσης από όλες τις οικονομικές οντότητες. Η διάρκεια ζωής των λογιστικών εγγράφων που περιλαμβάνονται στο πρώτο τμήμα είναι πέντε έτη.

Στα τμήματα 2 έως 4 περιλαμβάνονται τα έγγραφα σχεδιασμού, χρηματοδότησης, τιμολόγησης, δανεισμού, λογιστικής και αναφοράς.

Διάφορα έγγραφα και εκθέσεις σχετικά με την εφαρμογή οικονομικών, τεχνικών, επιστημονικών και πολιτιστικών δεσμών περιλαμβάνονται στο τμήμα 5.

Τα πληροφοριακά έγγραφα για την εξυπηρέτηση διαφόρων δραστηριοτήτων οικονομικών οντοτήτων και άλλων οργανισμών περιλαμβάνουν το έβδομο τμήμα.

Τιμολόγηση, τιμολόγια, αμοιβή εργασίας και προστασία της - αυτά τα έγγραφα αποτελούν το έβδομο τμήμα.

Το όγδοο τμήμα του καταλόγου περιλαμβάνει έγγραφα προσωπικού σχετικά με την εισδοχή, τις απολύσεις και άλλες μετακινήσεις εργαζομένων. Επίσης, φυλάσσονται έγγραφα σχετικά με τα βραβεία που έχουν ληφθεί.

Το τμήμα εννέα αποτελείται από έγγραφα σχετικά με την υλική και τεχνική υποστήριξη των δραστηριοτήτων της οργάνωσης και την αποθήκευση των τιμαλφών.

Στο δέκατο τμήμα του καταλόγου υπάρχουν έγγραφα που αντικατοπτρίζουν διοικητικά και οικονομικά μέτρα για τη διαχείριση της επιχείρησης, τα οποία προωθούν την αυστηρή τήρηση των εσωτερικών κανονισμών, των υπηρεσιών εσωτερικής επικοινωνίας, των υπηρεσιών μεταφορών.

Στο ενδέκατο τμήμα περιλαμβάνονται όλα τα κοινωνικά και εγχώρια έγγραφα που παρέχουν μέτρα για την κοινωνική ασφάλιση, τη στέγαση και τα νοικοκυριά.

Το δωδέκατο τμήμα του καταλόγου περιλαμβάνει έγγραφα σχετικά με τις δραστηριότητες των δημόσιων συνδικαλιστικών οργανώσεων και άλλων δημόσιων ενώσεων.

Βάσει του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 129, το χρονοδιάγραμμα για τη διατήρηση των λογιστικών βιβλίων (τιμολόγια, συμβάσεις, πράξεις και άλλα πρωτογενή έγγραφα, λογιστικά και φορολογικά μητρώα) ορίζεται για πέντε έτη. Ταυτόχρονα, κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, η επιχείρηση διατηρεί στο αρχείο (δικό της ή κατά κράτος) ένα επιχειρησιακό διάγραμμα λογαριασμών, μια λογιστική πολιτική, καθώς και αυτοματοποιημένα λογιστικά προγράμματα που χρησιμοποιούνται στην επεξεργασία δεδομένων. Η περίοδος αποθήκευσης των ταμειακών εγγράφων είναι επίσης 5 έτη.

Η τεκμηρίωση προσωπικού και τα βιβλία μισθοδοσίας αποθηκεύονται για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα. 75 έτη - η περίοδος αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων που σχετίζονται με παραγγελίες, μισθοδοσία και άλλα εισοδήματα, από τα οποία εξαρτάται το ποσό του υπολογιζόμενου μέσου μισθού, η διάρκεια υπηρεσίας για την απόκτηση κρατικής σύνταξης. Οι αναφορές και τα πρακτικά, τα συμπεράσματα των επιτροπών, οι εκθέσεις για τις βαριές και ιδιαίτερα επιβλαβείς συνθήκες εργασίας, για επαγγελματικούς τραυματισμούς, ατυχήματα και βιομηχανικά ατυχήματα αποθηκεύονται κατά την ίδια χρονική στιγμή. Το ίδιο χρονικό διάστημα δεν ξεφορτώνεται τα ασφαλιστήρια συμβόλαια, τα οποία οδήγησαν σε μια ασφαλιστική εκδήλωση και παρείχαν ασφαλιστικές πληρωμές.

Πέντε χρόνια διατηρούνται λογιστικά οικονομικά έγγραφα. Και η αντίστροφη μέτρηση αυτής της περιόδου αρχίζει μόνο μετά τη λήξη της περιόδου ισχύος τους. Πρόκειται για επιχειρηματικά συμβόλαια, συμβάσεις ασφάλισης ιδιοκτησίας, συμβάσεις για την παροχή υπηρεσιών ελέγχου και άλλα. Όσο από τη στιγμή της απόλυσης του υπαλλήλου, οι συμφωνίες κρατούνται με υλικά υπεύθυνα πρόσωπα, βιβλία αγορών και πωλήσεων κ.λπ.

Ο νόμος καθορίζει τη διαδικασία υποβολής λογιστικών οικονομικών εγγράφων στο αρχείο. Επιβάλλεται διοικητικό πρόστιμο και στους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την ορθή εφαρμογή αυτής της ρήτρας του νόμου για τη διασφάλιση της διατήρησης οικονομικών και άλλων οικονομικών εγγράφων. Διοικητική ποινή για παραβίαση της διαδικασίας αυτής σύμφωνα με την παράγραφο 11 του άρθρου 15 του Διοικητικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι το πολύ τρεις χιλιάδες ρούβλια. Η διάρκεια αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων ελέγχεται από τις φορολογικές επιθεωρήσεις και τους κρατικούς φορείς.

Τα αρχεία για την αποθήκευση λογιστικών και λοιπών εγγράφων είναι εξοπλισμένα σε ειδικά απομονωμένα κτίρια και περιέχονται σε μεταλλικά χρηματοκιβώτια ή πυρίμαχα ερμάρια που επιτρέπουν την εξασφάλιση της ακεραιότητας και της απόλυτης ασφάλειας για μεγάλο χρονικό διάστημα.