Υπόμνημα - συνθέτουν σύμφωνα με τις απαιτήσεις

Ροή εργασιών της κάθε εταιρείας είναι μια συλλογή από χαρτιά διαφορετικού χαρακτήρα, συστηματοποίησε με έναν ορισμένο τρόπο. Ένα από τα έγγραφα είναι ένα σημείωμα.

Γενικά χαρακτηριστικά και τον σκοπό του εγγράφου

Κατ 'αρχάς, θα πρέπει να σημειωθεί ότι το μνημόνιο - ένα έγγραφο εργασίας, το οποίο είναι κατατοπιστική και ταυτόχρονα μια σύσταση. Είναι σχεδιασμένο για να παρέχει διαχειριστή ή επόπτη της επιχείρησης. Το έγγραφο αυτό μπορεί να γίνει από οποιονδήποτε υπάλληλο της εταιρείας , για δύο λόγους:

1. Με πρωτοβουλία του εργαζομένου.
2. Με τις οδηγίες του εγχειριδίου.

Σε κάθε περίπτωση, το παρόν έγγραφο περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις συγκεκριμένες, μεμονωμένες ερωτήσεις. Στην πραγματικότητα, - γνώμη των εργαζομένων διατυπωθεί εγγράφως. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η απόφαση για το κεφάλι των εκτιμήσεων θα πρέπει να γνωρίζετε τους υφισταμένους τους για τις συνθήκες της υπόθεσης. Στη συνέχεια, ο εργαζόμενος πρέπει να κάνει μια αιτιολογημένη απάντηση, και, τέλος, προσθέστε τη δική σας γνώμη, με τη μορφή συγκεκριμένων προτάσεων και συστάσεων. Κατά συνέπεια, ένα τέτοιο σημείωμα γίνεται μια προσωπική άποψη του ατόμου.

Μην συγχέετε

Γίνονται δεκτές για την προετοιμασία ενός εγγράφου, πρέπει να ξέρετε ακριβώς τι πρέπει να παρέχουν. Ορισμένοι τύποι επιχειρήσεων αλληλογραφία είναι πολύ παρόμοια μεταξύ τους, και μπορούν να συγχέονται εύκολα. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις νότες είναι τριών ειδών: γραφείο, υπομνήματα και επεξηγηματικό. Την ίδια στιγμή, υπάρχουν τρεις μεγάλες διαφορές, οι οποίες δεν επιτρέπουν σε ένα καταρτισμένο πρόσωπο για να κάνει αυτό το λάθος μεταξύ τους. Τα έγγραφα αυτά ποικίλλουν:

1. Σύμφωνα με τον αποδέκτη, που είναι το πρόσωπο για το οποίο προορίζονται. Σε αντίθεση με την επίσημη, η αιτιολογική έκθεση είναι γραμμένο στο όνομα της άμεσης επόπτη, και η έκθεση του προσωπικού, άλλωστε, μπορεί να γίνει απευθείας με τον διευθυντή της εταιρείας.

2. Θέμα και σημασιολογικό φορτίο των αναφερόμενων πληροφοριών. Θέμα επεξηγηματική κατανοητό απ 'ευθείας από τον τίτλο. Η υπηρεσία είναι μέρος της επιχείρησης αλληλογραφία μεταξύ των δομικών τμημάτων της εταιρείας. Θέμα σημείωμα μπορεί να είναι διαφορετική:

• περιοδικών εκθέσεων?
• μια εφάπαξ παροχή των πληροφοριών για σχετικά θέματα.

3. Εάν η υπηρεσία επεξηγηματικές και προορίζονται για χρήση εντός της επιχείρησης, το σημείωμα μπορεί να είναι τόσο εσωτερικές όσο και εξωτερικές. Στην πρώτη περίπτωση, είναι σχεδιασμένο για τους διευθυντές της εταιρείας, ενώ η δεύτερη - σε ανώτερο δικαστήριο.

Όταν το έγγραφο έχει συνταχθεί

Μνημόνιο - είναι ένα αναγκαίο μέτρο. Αυτό γίνεται όταν η κατάσταση ξεφεύγει από τον έλεγχο και απείλησε την εταιρεία στο σοβαρό πρόβλημα. Με άλλα λόγια, η κατάσταση πρέπει να είναι κρίσιμη. Σε αυτό το σημείο, ο εργαζόμενος φέρνει την προσοχή της διοίκησης και λεπτομερή έκθεση των πραγματικών περιστατικών είναι γνωστό σ 'αυτόν. Αυτό μπορεί να είναι μια απειλή για την υλοποίηση ενός σχεδίου ή να αποκτήσετε το αναμενόμενο κέρδος. Το έγγραφο έχει ως στόχο να επιστήσει την προσοχή των διευθυντών σε αυτό το πρόβλημα και να προσπαθήσει να διορθώσει την κατάσταση. Κάθε ειδικός σε δικό του τρόπο αντιπροσωπεύει την επίλυση της κατάστασης. Στο υπόμνημα που περιγράφει λεπτομερώς την έκδοση του και παρουσιάζει τις απόψεις του για το θέμα αυτό. Για λόγους ευκολίας, η πληροφορία αυτή πρέπει να συντάσσεται σε μια εντελώς ελεύθερη μορφή. Αυτό το ύφος σας επιτρέπει να απολύτως κάθε εργαζόμενο να εκφράσουν τις απόψεις τους σχετικά με ένα συγκεκριμένο, ενιαίο θέμα, χωρίς φόβο ότι θα παρεξηγηθεί από τους άλλους.

Αιτίες του εγγράφου

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι εξαιτίας των οποίων μπορεί να γίνει το σημείωμα. Ένα δείγμα ή ένα μοναδικό σχέδιο για όλες τις πιθανές περιπτώσεις να κάνει, φυσικά, δυνατό. Αλλά κάθε συγκεκριμένο λόγο να απαιτούν ατομική λαμβάνεται ο τρόπος έκθεσης. Οι λόγοι μπορεί να είναι πολύ διαφορετική:

• είναι αργά για την εργασία?
• απουσίες?
• παραβάσεως?
• συγκρούσεις μεταξύ των μελών?
• παρουσίαση των αποτελεσμάτων του ελέγχου?
• επικοινωνίας για πληροφορίες σχετικά με το λάθος του?
• απειλή για την εκτέλεση των καθηκόντων ρουτίνας?
• Πληροφορίες σχετικά με την απαράδεκτη συμπεριφορά του υπαλλήλου.

Οι λόγοι είναι πολλοί και κάθε ένα από αυτά απαιτεί εξατομικευμένη προσέγγιση και συγκεκριμένη διαδικασία. Μετά την παραλαβή των πληροφοριών από πρώτο χέρι, ο επικεφαλής πρέπει να ερευνήσει σε βάθος και να λάβει τεκμηριωμένη απόφαση. Συχνά είναι απαραίτητο να αποκτήσει πρόσθετες πληροφορίες από άλλους συμμετέχοντες στο πρόβλημα. Θα πρέπει να υποβάλει στην ηγεσία των διευκρινίσεις τους σχετικά με τα θέματα που τέθηκαν.

Αν κάποιος έχει κάτι έσπασε

Ανωμαλίες στις συνθήκες παραγωγής - δεν είναι ασυνήθιστο. Χωρίς αυτούς, ροή εργασιών και την επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων είναι αδύνατη. Η πιο κοινή μνημόνιο παραβίαση της εργατικής πειθαρχίας. Η συμπεριφορά του προσωπικού στο χώρο εργασίας είναι πάντα διφορούμενη. Οποιαδήποτε απόκλιση από τις συνήθεις κανόνες γενικά αντιληπτή ως ακατάλληλη και συνεπάγεται την κατάλληλη κύρωση. Επιβάλλουν κυρώσεις θα δικαιούται μόνο ο επικεφαλής της επιχείρησης, έτσι ώστε το υπόλοιπο προσωπικό, συμπεριλαμβανομένων των άμεσο προϊστάμενό να τον ενημερώσει για το τι είχε συμβεί μόνο και να προσφέρει τη δική του εκδοχή των επιπτώσεων από την αμέλεια συνάδελφο. Σχέδιο αλγόριθμο όπως υπόμνημα ως εξής.

1. Όνομα της υπηρεσίας ή του τμήματος. Ενδείκνυται στο άνω αριστερό μέρος του φύλλου.
2. Προορισμός (της κεφαλής). Ενδείκνυται στην επάνω δεξιά γωνία.
3. Όνομα του εγγράφου. Γράφει παρακάτω με κεφαλαία γράμματα με μια κόκκινη γραμμή.
4. Αριθμός εγγράφου.
5. εκπόνηση θέση.
6. Τίτλος.
7. Το κείμενο του εγγράφου: Όνομα και η θέση του δράστη, η ημερομηνία της παράβασης, το είδος της παράβασης, η αιτία του συμβάντος, η πρόταση για την ανάκαμψη.
8. Θέση, όνομα και την υπογραφή του υπαλλήλου που συνέταξε το έγγραφο.

Αν ένοχος συνάδελφο

Ένα σημείωμα προς τον εργαζόμενο μπορεί να γίνει άμεσο προϊστάμενο ή συνάδελφο. Οι συνηθέστεροι λόγοι για τους οποίους γίνεται είναι αρνητική: η παραβίαση, πλημμέλημα, ανάρμοστη συμπεριφορά. Σε αυτή την περίπτωση, σημείωμα έχει ως στόχο να καθιερώσει το γεγονός του τι συνέβη και να αποτρέψει μια επανάληψη του είδους στο μέλλον. Μετά την παραλαβή του εγγράφου, ο διαχειριστής πρέπει να κατανοήσουν την κατάσταση και να λάβει μια απόφαση. Σε αυτή την περίπτωση, καθορίζει εάν ή όχι επιβλήθηκε σε υπάλληλο οποιαδήποτε ποινή ή όχι. Αν ένα αρνητικό συμβάν έλαβε χώρα για πρώτη φορά, μπορούμε να περιορίσουμε την προειδοποίηση και εποικοδομητική συζήτηση. Αν περάσει κατά παράβαση του συστήματος, θα πρέπει να τιμωρηθούν σύμφωνα με τους νόμους της εργασίας. Επικεφαλής είναι υποχρεωμένη να επιβάλει θεώρηση, η οποία θα καταγραφεί αυτή την απόφαση. Οι εκθέσεις του προσωπικού που καταρτίζονται για τους εργαζόμενους και σε άλλες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, Επικεφαλής του τμήματος έχει το δικαίωμα να κάνει μια σημείωση στο Διευθυντή της προώθησης των επιμελής υποδεέστερη θέση εργασίας ή εργασία καλά κάνει. Η αρχή της προετοιμασίας - το ίδιο, μόνο το κείμενο είναι θετική.

Είναι δύσκολο να γράψει ένα σημείωμα;

Δημιουργήστε ένα σημείωμα δεν είναι δύσκολο. γραφή του δείγματος, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να πάρετε το Γενικό Γραμματέα. Μέσα από τα χέρια του πέρασαν πολλά παρόμοια έγγραφα. Το κύριο πράγμα είναι να εξηγήσει με σαφήνεια την ουσία του τι συνέβη. Μετά την ανάγνωση αυτού του εγγράφου, ο διαχειριστής πρέπει να έχει μια σαφή ιδέα για το τι ήθελε να πει ο compiler του «μηνύματος». Τα πραγματικά περιστατικά πρέπει να περιγράφονται με χρονολογική σειρά, βήμα προς βήμα, για μια ολόκληρη εμφανίστηκε φωτεινή και καθαρή εικόνα. Πρέπει επίσης να υπενθυμιστεί ότι (ή Α5) για το χαρτί εσωτερική θέση χρήσης γίνεται συνήθως σε ένα πρότυπο φύλλο σχήματος Α4. Εάν οι πληροφορίες που παρέχονται στη μητρική οργάνωση, το κείμενο θα πρέπει να εκτυπώνονται σε επιστολόχαρτο της εταιρείας. Ένα τέτοιο έγγραφο είναι απολύτως απαραίτητο να δοθεί στην υπογραφή του κεφαλιού. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να υπογραφεί από δύο εκπροσώπους της επιχείρησης: η πρώτη - ο συνθέτης, ο δεύτερος - ο σκηνοθέτης. Οι πληροφορίες μπορεί να επιβεβαιωθεί με πρόσθετες πληροφορίες. Μπορούν να παρέχονται με το βασικό έγγραφο με τη μορφή των αριθμημένων παραρτημάτων.

Για να κάνει τα πράγματα σωστά

Για πληροφορίες που πρέπει να ακουστεί, πρέπει να ξέρετε πώς να γράψετε ένα σημείωμα. Ένα τέτοιο έγγραφο γενικώς αποτελείται από τρία κύρια μέρη.

1. Ο λόγος ήταν η αιτία για να γράψω αυτό το σημείωμα. Είναι απαραίτητο να περιγράψει με σαφήνεια την κατάσταση και λίστα με όλα τα γνωστά γεγονότα.
2. Σύμφωνα με τους συντάκτες για το τι συμβαίνει. Είναι απαραίτητο να αναλύσει σε βάθος την κατάσταση και να προτείνει την απόφασή της να δημιουργήσει προβλήματα.
3. τερματικό Σύνθεση και συγκεκριμένα βήματα.

Οι πληροφορίες πρέπει να είναι δυνατόν να αναφέρω εν συντομία και με σαφήνεια, έτσι ώστε κατά την ανάγνωση από τον παραλήπτη δεν έχει χάσει την ιδέα. Σε αντίθετη περίπτωση, τα δεδομένα μπορεί να παρερμηνευθεί, και η απόφαση δεν θα φέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Στο κείμενο δεν είναι απαραίτητο να εκφράσουν τις φαντασιώσεις τους, ή να νοθεύσει την πραγματικότητα. Αυτή η τεχνική είναι ενάντια στους κανόνες. Εάν παραστεί ανάγκη, ο ίδιος ο αποδέκτης να ενδιαφερθούν για τους συντάκτες να καταλάβει τι συνέβη και να κάνουμε μια τελική απόφαση.

σειρά ενεργειών

Στο παράδειγμα, είναι δυνατόν να εξετασθεί η συγκεκριμένη περίπτωση της μη εκπλήρωσης των καθηκόντων τους. Ένα σημείωμα προς τους εργαζομένους είναι ο επιβλέπων να παρέχει την εταιρεία διαχείρισης. Κατ 'αρχάς, ο εργαζόμενος είναι δεδομένη στιγμή να διορθώσουν τα λάθη τους. Σε αντίθετη περίπτωση, ο επικεφαλής της αρμόδιας υπηρεσίας με την παρουσία τριών μαρτύρων της πράξης που ο εργαζόμενος δεν είχε εκπληρώσει το καθήκον τις προτεινόμενες ημερομηνίες. Ο εισβολέας πρέπει στη συνέχεια να γράψετε μια εξήγηση με τον κατάλληλο τρόπο με τους λόγους.

Ο εργαζόμενος δεν μπορεί να το κάνει αυτό. Στην περίπτωση αυτή, χάνει την τελευταία ευκαιρία να υπερασπιστεί τον εαυτό του. Η αιτιολογική έκθεση αποστέλλεται στο κεφάλι για επανεξέταση. οριστική απόφαση του, εκφράζει με τη μορφή ψηφισμάτων. Πληροφορίες έρχεται στο τμήμα προσωπικού για την προετοιμασία της διαταγής ανάκτησης. Ο βαθμός της τιμωρίας καθορίζεται σύμφωνα με το νόμο. Αν το αδίκημα ήταν αρκετά σοβαρό, και εκτός από την επαναλαμβανόμενη, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι τερματισμού της απασχόλησης στο σχετικό άρθρο.