Πώς να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή: κανόνες και συστάσεις

Ένα ουσιαστικό χαρακτηριστικό κάθε επιχείρησης είναι η επιχειρηματική αλληλογραφία. Οι εργαζόμενοι κάθε επιχείρησης επικοινωνούν με συναδέλφους και πελάτες, με προμηθευτές και καταναλωτές. Γενικά, η καθημερινή ρουτίνα οποιουδήποτε γραφείου περιλαμβάνει αναγκαστικά τη συμμετοχή σε αλληλογραφία.

Παρά το γεγονός ότι η καθημερινή πλειονότητα των εργαζομένων σε επιχειρήσεις και οργανισμούς στείλει και λαμβάνει πολλές εκθέσεις, δεν τηρούν όλα τα καθιερωμένα πρότυπα και κανόνες όταν δημιουργούνται. Αποδεικνύεται ότι δεν είναι τόσο απλό να γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή σωστά και σωστά. Υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις και πρότυπα που χρησιμοποιούνται στον κόσμο και σχετίζονται με την κυκλοφορία εγγράφων. Περιλαμβάνουν τους κανόνες για τη σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής, καθώς και τα κύρια σημεία που αφορούν το σχεδιασμό.

Όταν γράφετε ένα μήνυμα σε έναν εξωτερικό οργανισμό ή απλώς έναν συνάδελφο σε ένα γειτονικό τμήμα, θα πρέπει να ακολουθείτε ένα αυστηρό στυλ (με εξαίρεση την φιλική αλληλογραφία, για την οποία δεν υπάρχουν τέτοιοι περιορισμοί). Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά συναισθηματικές λέξεις, ακόμη και για να περιγράψετε ολόκληρη τη σημασία της συναλλαγής ή τον ενθουσιασμό των δοκιμασμένων προϊόντων. Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική και επαρκώς συγκρατημένη.

Το μήνυμα πρέπει να ξεκινά από τον παραλήπτη. Εάν προορίζεται για υπάλληλο τρίτου οργανισμού, θα πρέπει βεβαίως να αναφέρετε το όνομά του, τη θέση του παραλήπτη, καθώς και το πλήρες όνομά του. Στην περίπτωση που το έγγραφο παραμένει μέσα στην εταιρεία, αρκεί να έχετε ένα επώνυμο με αρχικά (μπορείτε να προσθέσετε τη θέση που κατέχετε). Μια επιχειρηματική επιστολή προς έναν εξωτερικό οργανισμό θα πρέπει να εκδίδεται σε επιστολόχαρτο (ανεξάρτητα από το αν θα αποσταλεί ηλεκτρονικά ή σε έντυπη μορφή). Εάν δεν το έχετε, μπορείτε απλά να ορίσετε τα στοιχεία του αποστολέα στην "κεφαλίδα" του εγγράφου.

Προτού αρχίσετε να συνθέτετε το κείμενο, πρέπει να σκεφτείτε τη δομή του, να προσδιορίσετε τις βασικές διατριβές και τον σκοπό της γραφής. Σε αυτή την περίπτωση, η διαδικασία γραφής είναι πολύ απλούστερη. Για να ολοκληρωθεί η επιστολή ακολουθεί την υπογραφή, η οποία υποδεικνύει όχι μόνο το επώνυμο του αποστολέα, αλλά και τη θέση, καθώς και το όνομα της επιχείρησης που αντιπροσωπεύει.

Όταν στέλνετε προσφορά σε δυνητικό πελάτη ή συνεργάτη στο τέλος, σίγουρα θα πρέπει να εκφράσετε ευγνωμοσύνη για τη συνεργασία και την ελπίδα για περαιτέρω κοινές εργασίες.

Εκτός από τους κανόνες που χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία, υπάρχουν και συστάσεις. Για παράδειγμα, κάθε έγγραφο που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο πρέπει να ξεκινήσει με τις λέξεις "σεβαστή" με το πλήρες όνομα και όχι με τα αρχικά. Μην χρησιμοποιείτε συντομεύσεις με γράμματα, για παράδειγμα, γράψτε "uv". Ή συντομεύστε τη θέση του παραλήπτη, τον τόπο εργασίας του.

Το πιο περίπλοκο θεωρείται η διεθνής κυκλοφορία εγγράφων, δεδομένου ότι σε κάθε κράτος υπάρχουν ορισμένες αποχρώσεις επικοινωνίας και η γλώσσα στην οποία είναι απαραίτητη η αντιστοιχία με ξένους εταίρους δεν είναι πάντα σαφής στον δημιουργό της επιστολής, οπότε πρέπει να χρησιμοποιήσω τις υπηρεσίες των μεταφραστών. Πριν καταφύγουμε στις υπηρεσίες ενός τέτοιου ειδικού, θα πρέπει να διευκρινιστεί αν ξέρει πώς να γράψει μια επιχειρησιακή επιστολή στα αγγλικά ή αν είναι μια τραγική μετάφραση. Εάν η αλλοδαπή κυκλοφορία εγγράφων σχεδιάζεται να διατηρηθεί μόνιμα, είναι προτιμότερο να προσλαμβάνεται ένας εργαζόμενος που έχει επαρκείς γνώσεις μιας ξένης γλώσσας για να συντάξει επιχειρηματική επιστολή επ 'αυτού.

Σε γενικές γραμμές, πώς θα συνταχθεί το έγγραφο και πώς θα επισημοποιηθεί, εξαρτάται η επίτευξη του στόχου από πολλές απόψεις. Έτσι, σε κάθε περίπτωση, μην υποτιμάτε τη σημασία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας όταν επικοινωνείτε.