Τι είναι ένα ηλεκτρονικό διαχείρισης εγγράφων

Το γεγονός ότι πριν από 10 χρόνια φαινόταν μια εξαίρεση από τους κανόνες, γίνεται τώρα ο κανόνας. Αυτό ισχύει για τόσους πολλούς τομείς της ανθρώπινης ζωής - ιδιαίτερα στον επιχειρηματικό τομέα.

Μετά από όλα, δεν έχει σημασία πόσο ρυθμό γρήγορα προόδου, τα έγγραφα ήταν και εξακολουθεί να είναι πολύ σημαντική, ίσως και το πιο σημαντικό μέρος των οικονομικών και εμπορικών δραστηριοτήτων, όπως οι μεγάλες επιχειρήσεις και ιδιώτες επιχειρηματίες οι οποίοι δεν έχουν καν τους υπαλλήλους. Ηλεκτρονική τήρηση αρχείων - ένας όρος που χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο σε όλους τους τομείς δραστηριότητας, και κανείς δεν είναι έκπληξη.

Γιατί; Επειδή τα έγγραφα είναι κυριολεκτικά βήματα καθορίζουν την όλη διαδικασία της δραστηριότητας, όλες τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική εργασία.

Έγγραφα, ειδικά με μεγάλους όγκους τους, έχει εδώ και καιρό ένα είδος εμπόδιο και αιτία για αστεία ως αστείο, και δεν είναι έτσι.

Η απώλεια των εγγράφων, δισταγμό και τα λάθη στο σχεδιασμό τους, έγινε ένα είδος μια θλιβερή παράδοση. Για να αποφευχθούν στο μέγιστο τα παραπάνω προβλήματα και να επιταχυνθεί η dokumentoobrazovaniya διαδικασία, η πλειοψηφία των μεγάλων και μεσαίων επιχειρήσεων έχει ενεργά κινείται προς ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε γενικές γραμμές.

Αυτές οι δύο έννοιες, αν και προέρχεται από ένα από το άλλο, αλλά όλοι το ίδιο, δεν είναι το ίδιο. Γραφειοκρατία - μια διαδικασία άμεσης δημιουργίας εγγράφων και την οργάνωση της εργασίας με τον περαιτέρω αναζήτηση, την αποθήκευση και τον έλεγχο της κίνησης.

Συγκεκριμένα, η διαδικασία της κίνησης είναι αυτό που συνήθως ονομάζεται ένα έγγραφο από τη στιγμή της δημιουργίας ή χαρτί παραλαβής πριν από το τέλος του.

Αυτή η ίδια δουλειά, καθώς ελέγχει τη διαδικασία που ονομάζεται διοίκηση γραφείου.

Επισήμως, αυτή η ορολογία ακούγεται λίγο τρομακτικό, αλλά σε μεγάλες επιχειρήσεις είναι μια αφθονία των εγγράφων σε χαρτί και αναζητά το τράβηγμα πολλά προβλήματα, μικρών και μεγάλων. Και αυτό είναι που κάνει ακόμα και τους πιο συντηρητικούς ηγέτες να μεταφράσει χαρτιά τους σε ηλεκτρονική ράγες, που καλύπτει την όλη διαδικασία «και από το».

Όμως, αποδείχθηκε, το κάνουμε στις μετα-σοβιετικές χώρες δεν είναι τόσο εύκολο! Για μεγάλο χρονικό διάστημα η ηλεκτρονική τήρηση αρχείων από τη μία πλευρά - έγινε δεκτή, από την άλλη - που δεν είχε επαρκή νομική ισχύ. Η κατάσταση έχει διευκολύνει σε μεγάλο βαθμό την εισαγωγή της ηλεκτρονικής υπογραφής, η οποία έχει γίνει ένα είδος εγγύησης για τη γνησιότητα και η εγκυρότητα του εγγράφου.

Τεχνικές δυσκολίες εξακολουθεί να είναι αρκετά μεγάλη. Ξεκινώντας από τα ελαττώματα του λογισμικού και τελειώνει με τις διάφορες εσωτερικές πολιτικές (κυρίως ιδιωτικές) επιχειρήσεις. Μετά από όλα, για την ορθή ανταλλαγή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, με αυτόν τον τρόπο θα πρέπει να λειτουργούν και τα δύο αντισυμβαλλομένων, που στην πράξη δεν συμβαίνει πάντα.

Εξαιτίας αυτού, καθώς επίσης και λόγω της συντηρητικής επιθυμία να «κάνει ασφαλή» ηλεκτρονικά έγγραφα συχνά εναποτίθενται στα ράφια των καταστημάτων, με τη μορφή του χαρτιού αντίγραφά τους. Αλλά και πάλι, θα γίνει λιγότερο αισθητή. Αυτό, μαζί με την αυτοματοποίηση της δημιουργίας εγγράφων και να βοηθήσει τον έλεγχο της κίνησης του, καθιστά την όλη διαδικασία της ροής εργασίας πολύ πιο γρήγορα, πράγμα που σημαίνει - αποτελεσματική. Επιπλέον, εξοικονομεί σημαντικά χώρο στο δωμάτιο.