Διαχείριση του οργανισμού: τι είναι αυτό, ποιες είναι οι λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά του

Μία από τις πιο σημαντικές έννοιες της σύγχρονης διοικητικής δραστηριότητας ήταν η διοίκηση του οργανισμού. Τι είναι αυτό, ποιο είναι το νόημα αυτού του όρου και γιατί αυτή η έννοια είναι τόσο σημαντική;

Στην πραγματικότητα, η λέξη "διαχείριση" είναι συνώνυμο της "διαχείρισης". Αυτό είναι το όνομα ενός συστήματος που περιλαμβάνει τις μεθόδους, τις αρχές, τα εργαλεία και τις φόρμες που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των οργανισμών και τη βελτίωση της απόδοσής τους. Η έγκαιρη και πληρέστερη χρήση όλων των κατηγοριών πόρων του οργανισμού για την επίτευξη του μέγιστου κέρδους είναι και η διαχείριση του οργανισμού. Τι είναι αυτό, θα εξετάσουμε λεπτομερέστερα παρακάτω.

Ποιος είναι ο διαχειριστής;

Το πρόσωπο που εκτελεί τα καθήκοντα του διαχειριστή είναι εφοδιασμένο με ορισμένες εξουσίες που του επιτρέπουν να λαμβάνει αποφάσεις για τη διαχείριση συγκεκριμένης δραστηριότητας μιας επιχείρησης (λειτουργεί σε οικονομία της αγοράς). Κατά κανόνα, δεν ενεργεί ως ιδιοκτήτης επιχείρησης ή κεφαλαίου, ωστόσο μπορεί να έχει μετοχές της εταιρείας στην οποία εργάζεται.

Δεδομένου του εύρους και της πολυπλοκότητας των καθηκόντων που καλείται να διαχειριστεί ο διευθυντής στο γραφείο του, πρέπει να έχει τις ακόλουθες ιδιότητες και δεξιότητες:

• Γνώση των γενικών αρχών που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση της επιχείρησης.
• Η έννοια της ηγεσίας, τα θεμέλια και οι αρχές της. Ικανότητα να οδηγεί τους ανθρώπους.
• Κατοχή ψυχολογικών μεθόδων πειθούς, επιρροής και κινήτρων.
• Ικανότητα κατανόησης της τεχνολογικής διαδικασίας για βελτιστοποίηση της.
• Ικανότητα να νιώθεις και, αν είναι απαραίτητο, να προσαρμόζεις το κλίμα στην ομάδα.

Με βάση τα κύρια καθήκοντα του διευθυντή, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η κύρια λειτουργία του είναι να εξασφαλίσει την επικοινωνία και την ενότητα της παραγωγικής διαδικασίας, καθώς και να ενώσει εργαζόμενους που ανήκουν σε διαφορετικές ειδικότητες (μηχανικοί, σχεδιαστές, έμποροι, οικονομολόγοι, στατιστικοί, ψυχολόγοι, σχεδιαστές, λογιστές κ.α.).

Καθήκοντα διευθυντικών στελεχών και διαχειριστών

Η βελτιστοποίηση της διαχείρισης των επιμέρους διαρθρωτικών στοιχείων της εταιρείας ή του συνόλου της επιχείρησης έχει ως στόχο:

• Εξασφαλίστε την αυτοματοποίηση της παραγωγικής διαδικασίας και προσελκύστε εκείνους τους εργαζόμενους που έχουν τα υψηλότερα προσόντα.
• Βέλτιστη χρήση των πόρων και των αποθεμάτων που είναι διαθέσιμα στην επιχείρηση.
• Ενθαρρύνετε το έργο του προσωπικού της εταιρείας. Για το σκοπό αυτό, ο διευθυντής μελετά και βελτιώνει τις συνθήκες εργασίας του και επίσης αναπτύσσει ένα σύστημα υλικών κινήτρων.
• Παρακολουθεί συνεχώς την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης και συντονίζει το έργο όλων των μονάδων της.
• Αναζήτηση και διερεύνηση νέων αγορών.

Προγραμματισμός για το μέλλον

Υπάρχει μια τέτοια «στρατηγική διαχείριση ενός οργανισμού». Προβλέπει την επίλυση των ακόλουθων ζητημάτων:

• Καθορίζει συγκεκριμένους και σαφείς στόχους για την ανάπτυξη της εταιρείας (βραχυπρόθεσμα, μακροπρόθεσμα).
• Προσδιορίζει την προτεραιότητα των στόχων, τη σειρά τους και την ακολουθία υλοποίησης.
• Αναπτύσσει βέλτιστες στρατηγικές (πορεία), σύμφωνα με τις οποίες θα γίνει η ανάπτυξη της εταιρείας (διατυπώνει οικονομικά καθήκοντα και τρόπους επίλυσης).
• Προβλέπει πιθανά προβλήματα σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα και αναπτύσσει ένα σύστημα μέτρων με στόχο την εξάλειψή τους.
• Προσδιορίζει τους πόρους που απαιτούνται από την επιχείρηση και αναζητά πηγές για να τις υποστηρίξει.
• Επιτηρεί την εκπλήρωση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί.

Ιεραρχία των διαχειριστών

Η οργάνωση της διαδικασίας διαχείρισης σε οποιαδήποτε επιχείρηση είναι αδύνατη χωρίς τη δημιουργία δομής διαχείρισης.

Ανάλογα με το πόσο μεγάλη είναι η εταιρεία και πόσο μεγάλο είναι το προσωπικό της, αυτή η δομή μπορεί να περιλαμβάνει τέσσερα έως αρκετά επίπεδα δωδεκάδα.

Σχηματικά, η διοίκηση της οργάνωσης (τι είναι και ποια ιεραρχία του διοικητικού προσωπικού) μπορεί να εκπροσωπείται ως εξής:

1. Κορυφαία διοίκηση.
2. Διευθυντές του ανώτερου μεσαίου επιπέδου.
3. Υπάλληλοι χαμηλότερου μεσαίου επιπέδου.
4. Το προσωπικό του επίπεδο grass-roots.

Σε σύγκριση με έναν σχετικά ευρύ μέσο όρο, ο αριθμός των εργαζομένων σε χαμηλότερα και υψηλότερα επίπεδα είναι πολύ χαμηλότερος.

Περιβάλλον του οργανισμού: διαχείριση και τα υποσυστήματα του

Το περιβάλλον στο οποίο η οργάνωση διεξάγει τις οικονομικές της δραστηριότητες ονομάζεται συνήθως ένας συνδυασμός παραγόντων και περιστάσεων που έχουν αντίκτυπο και επιρροή στη διαδικασία αυτή. Υπάρχουν εσωτερικά και εξωτερικά περιβάλλοντα.

Το πρώτο περιλαμβάνει όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες που συμβαίνουν στην επιχείρηση, τη λογιστική και την ανάλυσή τους, καθώς και το προσωπικό με τις ιδιαιτερότητές της. Το εξωτερικό περιβάλλον περιλαμβάνει εκείνους τους παράγοντες που δεν μπορούν να αποδοθούν στην εσωτερική: το πολιτικό περιβάλλον, οι νομικές πτυχές των δραστηριοτήτων, η οικονομική κατάσταση και πολλές άλλες περιστάσεις.

Η διαδικασία διαχείρισης καλύπτει όλους τους τομείς των δραστηριοτήτων του οργανισμού και λαμβάνει υπόψη τους παράγοντες και των δύο περιβαλλόντων. Ως εκ τούτου, χωρίζεται σε υποσυστήματα που ειδικεύονται στη διαχείριση:

• Σχεδιασμός.
• Διαδικασίες παραγωγής.
• Εργαζόμενοι.
• Ποιοτικά χαρακτηριστικά των προϊόντων.
• Ανάλυση των συνθηκών της αγοράς.
• Επενδύσεις.
• Οικονομικά.
• Στρατηγικός σχεδιασμός.
• Περιβαλλοντική κατάσταση.
• Στοιχείο πληροφοριών.
• Επικίνδυνα έργα.

Κάθε μία από αυτές τις περιοχές έχει τη δική της θεωρητική βάση, μεθοδολογία και τεχνολογίες, οι οποίες υποστηρίζονται από πολυάριθμες μελέτες και βελτιώσεις.

Πώς μπορώ να γίνω διαχειριστής;

Στα σχολεία δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, μαθαίνουν την αρχική θεωρητική γνώση, η οποία περιλαμβάνει το θέμα "διαχείριση οργανισμού". Τι είναι αυτό, πιο λεπτομερή σχετικά με τα εξειδικευμένα μαθήματα στις τεχνικές σχολές, κολέγια, ινστιτούτα και πανεπιστήμια.

Επιπλέον, υπάρχει μεγάλη λογοτεχνία, ιδιωτικά μαθήματα (παραδοσιακή ή ηλεκτρονική εκπαίδευση), σεμινάρια και εκπαιδεύσεις που παρέχουν πολύτιμες και χρήσιμες πληροφορίες. Κατά κανόνα, οι συντάκτες τους έχουν μια σταθερή διαχειριστική εμπειρία πίσω από αυτές και η πρακτική τους στη διαχείριση του οργανισμού συνεχίζεται εδώ και δεκαετίες.

Το πρόγραμμα αυτών των μαθημάτων έχει σχεδιαστεί για την εις βάθος μελέτη πρακτικής διαχείρισης και για την ανάπτυξη ειδικών με ειδική εκπαίδευση.